Processen beschrijven met AI

Van een procesomschrijving naar een eerste voorstel

Met AI in AO-online maak je een eerste opzet voor een deelproces, een werkinstructie of RASCI-rollen. Geef aan wat het proces moet doen, welke informatie het nodig heeft en wat het resultaat moet zijn. Controleer het voorstel voordat je het met medewerkers deelt.

Voorbeeld: het offerteproces opzetten

Een mogelijke invoer is:

Maak een offerteproces. Het begint met een klantaanvraag. Beoordeel de aanvraag, stel een offerte op, laat deze goedkeuren en verstuur de offerte aan de klant. De input is de aanvraag; het resultaat is de verzonden offerte.

De AI gebruikt je omschrijving om een deelproces met processtappen op te zetten. Onderstaande schermafbeelding uit de applicatie toont een gegenereerd offerteproces. Het is een voorbeeld; de uitvoer kan per opdracht verschillen.

Voeg vervolgens de details van je eigen werkwijze toe. Welke aanvragen vereisen extra controle? Wie mag een offerte goedkeuren? Wat gebeurt er bij een afwijzing? Een algemene opdracht bevat zulke afspraken vaak nog niet.

Rollen en werkinstructies uitwerken

Je kunt ook RASCI-rollen laten voorstellen en werkinstructies laten schrijven op basis van een eigen opdracht. Gebruik de rollenmatrix om te beoordelen of de verantwoordelijkheden passen bij de organisatie. Controleer bij een werkinstructie of de beschreven handelingen uitvoerbaar en volledig zijn.

De procespagina laat zien hoe je de processtappen, documenten, rollen en versies daarna samen beheert.

Menselijke controle blijft nodig

Een AI-voorstel kan stappen overslaan, onjuiste aannames bevatten of rollen aan de verkeerde functie toewijzen. Laat de mensen die het werk uitvoeren de beschrijving beoordelen. Controleer ook beslissingen, uitzonderingen, risico’s en goedkeuringsstappen.

Een gegenereerde tekst is op zichzelf geen bewijs dat een proces aan een norm voldoet. Voor normkoppelingen en certificering blijft een inhoudelijke beoordeling van de eisen en onderbouwing nodig.

Gegevensverwerking vooraf afstemmen

Neem in een opdracht alleen informatie op die nodig is voor het procesvoorstel. Beschrijf een offerteproces bijvoorbeeld met functienamen en processtappen, zonder namen van klanten of inhoud uit vertrouwelijke offertes.

Wil je AI gebruiken met persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie? Stem dat vooraf af met je beheerder. Vraag AO-online naar de actuele AI-leverancier, de verwerkingslocatie, bewaartermijnen en afspraken over gebruik voor modeltraining. Laat deze informatie toetsen aan de afspraken van je organisatie. Het privacy statement en de verwerkersovereenkomst vind je bij onze documenten.

Stel je vraag over AI en gegevensverwerking of vraag een demonstratie aan.