RACI Rollen
RACI-rollen en taken vastleggen
Snel en eenvoudig rollen (RACI) en taken vastleggen. Met AO-online is dat snel geregeld.
Bij het beschrijven van een proces, is het belangrijk om bij elke processtap duidelijk te maken welke medewerker welke rol heeft. Dit vereist onder meer het vastleggen van de organisatiestructuur met afdelingen en onderliggende functies. AO-online genereert automatisch een organigram van jouw organisatie, op basis van de ingevoerde functies of afdelingen. In AO-online kun je per proces eenvoudig inzicht geven in de procesgerelateerde taken en verantwoordelijkheden, door middel van een Rollenmatrix. Zo’n matrix wordt ook wel een RACI of RASCI matrix genoemd. De meeste van onze klanten werken met de RACI matrix:
- R – Responsible: functionaris die direct verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak of de activiteit zelf uitvoert
- A – Accountable: functionaris die eindverantwoordelijk is voor de juiste uitvoering van de taak
- C – Consulted: functionaris die het resultaat controleert en vooraf geraadpleegd moet worden (kan resultaat beïnvloeden)
- I – Informed: functionaris die achteraf geïnformeerd moet worden (kan resultaat niet meer beïnvloeden)
Ingevuld RACI-voorbeeld: een offerte maken
In dit uitlegvoorbeeld is de verkoopmedewerker verantwoordelijk voor het klantcontact en de calculator voor de inhoud van de offerte. De verkoopmanager is eindverantwoordelijk. Het voorbeeld beschrijft geen specifieke klant of verplichte inrichting.
| Activiteit | Verkoopmedewerker | Calculator | Verkoopmanager |
|---|---|---|---|
| Aanvraag beoordelen | R | C | A |
| Offerte opstellen | C | R | A |
| Offerte goedkeuren | I | C | R/A |
| Offerte versturen | R | I | A |
R voert uit, A is eindverantwoordelijk, C wordt vooraf geraadpleegd en I wordt achteraf geïnformeerd. Wijs per activiteit één A aan en zorg dat duidelijk is wie uitvoert. Eén functie kan R en A combineren, zoals bij goedkeuren in dit voorbeeld. Is onafhankelijke controle vereist, beleg uitvoering en goedkeuring dan bij verschillende personen.
Download de invulbare RACI-template (HTML). Open het bestand in je browser, vul je eigen activiteiten en rollen in en druk de ingevulde matrix af of bewaar die als PDF. De template werkt zonder account.
Bij een RASCI-matrix voeg je S (Supportive) toe voor iemand die ondersteunt bij de uitvoering.
De rollenmatrix onderhouden in AO-online
In AO-online is het eenvoudig om een processchema met activiteiten op te zetten. Per activiteit kun je met slechts een paar handelingen aangeven welke rol (bijvoorbeeld “direct verantwoordelijk”) door welke functionaris (bijvoorbeeld “marketingmedewerker”) met welke frequentie (bijvoorbeeld “wekelijks”) wordt uitgevoerd. Door op deze manier een functie met een RACI rol te koppelen aan een activiteit, ontstaat de RACI of rollenmatrix.
Hiermee worden gelijk ook de functiebeschrijvingen aangevuld. Door te klikken op een functie in het organigram worden alle procesgerelateerde taken en verantwoordelijkheden zichtbaar die bij deze functie horen. Het toevoegen van een functie gaat eenvoudig en snel. Daarbij kun je bijvoorbeeld ook de bijbehorende functie-eisen en competenties opnemen. Per functie genereert onze applicatie dus ook nog een complete functiebeschrijving!
Door te klikken op bijvoorbeeld de functie Hoofd Calculatie worden direct de bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zichtbaar:
Veelgestelde vragen
Wat is een RACI-matrix?
Een RACI-matrix legt per activiteit vast wie welke rol heeft. R (Responsible) voert de taak uit, A (Accountable) is eindverantwoordelijk, C (Consulted) wordt vooraf geraadpleegd en I (Informed) wordt achteraf geïnformeerd.
Wat is het verschil tussen RACI en RASCI?
RASCI voegt de rol S (Supportive) toe: een expert die R op verzoek ondersteunt. S is verantwoordelijk voor de kwaliteit van die ondersteuning, maar niet voor de activiteit zelf. AO-online ondersteunt beide.
Hoe maak je een RACI-matrix in AO-online?
Per activiteit geef je aan welke functionaris welke rol heeft en hoe vaak (bijvoorbeeld wekelijks). AO-online maakt daar automatisch de rollenmatrix van, vult de functiebeschrijvingen aan en toont het organigram. RASCI-rollen kun je ook door AI laten genereren.
Hoe borg je het vier-ogenprincipe?
De rollenmatrix laat per activiteit zien wie uitvoert en wie eindverantwoordelijk is of controleert. Zo zie je direct welke kritische activiteiten volgens het vier-ogenprincipe worden uitgevoerd.
Probeer AO-online 30 dagen gratis
Geen betaling vooraf, geen creditcard. Het proefabonnement stopt automatisch na 30 dagen.