Processen beschrijven

Processen beschrijven en beheren in één omgeving

Met AO-online leg je hoofdprocessen, deelprocessen en activiteiten vast. Je voert de processtappen in en koppelt daaraan de input, output, rollen en documenten. Vanuit die beschrijving maakt AO-online verschillende weergaven, zoals een SIPOC-processchema, een swimlane en een rollenmatrix.

Begin bijvoorbeeld met het offerteproces: van de aanvraag van een klant tot het versturen van een goedgekeurde offerte. Hieronder zie je hoe je zo’n proces opzet en beheert.

Van processtructuur naar werkbare processtappen

1. Kies het deelproces. Plaats het in de processtructuur en beschrijf waar het begint en eindigt. Voor het offerteproces zijn dat de ontvangen aanvraag en de verzonden offerte.
2. Leg de activiteiten vast. Benoem per stap wat er gebeurt, welke informatie nodig is en wat de stap oplevert. Denk aan aanvraag beoordelen, offerte opstellen en offerte goedkeuren.
3. Koppel functies en rollen. Geef per activiteit aan wie uitvoert, wie eindverantwoordelijk is en wie je raadpleegt of informeert. Zo ontstaat de RACI- of RASCI-matrix.
4. Voeg de werkinstructies toe. Koppel documenten en beschrijf de uitvoering. Waar nodig leg je risico’s, beheersmaatregelen en normkoppelingen vast.
5. Controleer en onderhoud het proces. Bekijk de schema’s met de betrokken medewerkers. Gebruik versiebeheer en proceseigenaarschap om wijzigingen te beheren.

Een processchema volgens SIPOC

SIPOC beschrijft de herkomst, input, activiteit, output en bestemming van een processtap. In AO-online zie je die onderdelen terug in de vijfkolommenstructuur. Een eenvoudig invulvoorbeeld:

Dit is een uitlegvoorbeeld; de rollen en controles stem je af op je eigen organisatie. In de swimlane bekijk je de stappen per functie. De rollenmatrix laat de verdeling van verantwoordelijkheden zien, terwijl een netwerkdiagram de relaties tussen deelprocessen toont.

AI als startpunt voor een procesbeschrijving

Je kunt een deelproces ook met AI laten opzetten. Geef de naam en een omschrijving mee, bijvoorbeeld: “Offerte maken: start met een klantaanvraag, beoordeel de aanvraag, stel een offerte op, laat die goedkeuren en verstuur de offerte.” Vermeld de gewenste input en uitkomst.

De AI maakt een voorstel voor het deelproces. Controleer de volgorde, beslissingen en rollen met de mensen die het werk uitvoeren. Vul ontbrekende stappen aan voordat je de beschrijving gebruikt.

Bekijk ook de vaste productuitleg over AI en de benodigde controles.

Rollen, documenten en wijzigingen blijven verbonden

Bij een procesbeschrijving horen meer onderdelen dan een schema. Je koppelt activiteiten aan functies, instructies, risico’s en normen. De gekoppelde rollen vormen ook de basis voor de procesgerelateerde taken in de functiebeschrijvingen.

Met versiebeheer beheer je wijzigingen in de procesbeschrijving. Medewerkers kunnen via chatberichten reageren en verbeteringen voorstellen aan de proceseigenaar. Zo kun je het proces aanpassen wanneer het werk verandert.

Wil je deze processen gebruiken als digitaal kwaliteitshandboek? Je kunt de eigen processtructuur koppelen aan de normen die voor je organisatie gelden. Lees daarover op de pagina certificering.

Zelf beginnen met processen beschrijven

De uitgebreide methode staat in Processen beschrijven: zo doe je dat. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Vraag een demonstratie aan of vergelijk de abonnementen. Afdrukken en import/export zijn beschikbaar vanaf Small.