Eén oplossing voor processen, kwaliteit en compliance
AO-online helpt organisaties om processen helder te beschrijven, verantwoordelijkheden vast te leggen, risico’s te beheersen en continue verbetering te stimuleren.
Van procesmanagement en een digitaal kwaliteitshandboek tot ISO-certificering en ondersteuning bij NIS2 en de Cyberbeveiligingswet: alles komt samen in één gebruiksvriendelijke omgeving.
AO-online biedt onder andere functionaliteit voor:
Procesmanagement
Met AO-online kun je snel en gemakkelijk processen beschrijven en vervolgens beheersen en verbeteren. AO-online genereert van elke procesbeschrijving automatisch verschillende typen processchema’s. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor de bekende flowchart. In AO-online wordt hiervoor de 5-kolommenstructuur gebruikt (gebaseerd op het zogenaamde SIPOC-model). Maar ook de Swimlane, een Rollenmatrix of een Activiteitentabel worden standaard aangeboden in de applicatie. Hiermee biedt AO-online dus gemakkelijker grip op je procesbeschrijvingen dan bijvoorbeeld MS Word, Excel of Visio.
Kwaliteitsmanagement en kwaliteitshandboek
Met AO-online kun je eenvoudig een kwaliteitshandboek opstellen of digitaliseren en in een directory structuur indelen. Hierdoor zijn alle werkinstructie gemakkelijk te categoriseren. Werkinstructies kunnen in een uitgebreide opmaak worden vastgelegd en er kunnen documenten aan worden gekoppeld. Indien ook de paragrafen van diverse normeringen (bijvoorbeeld ISO) worden gekoppeld aan de juiste werkinstructies, ontstaat ook een krachtig kwaliteitsmanagement-systeem.
Taken en verantwoordelijkheden
Met de zogenoemde RACI rollen kan voor elke activiteit worden vastgelegd welke functionaris deze uitvoert, wie geïnformeerd moet worden, wie geconsulteerd moet uitvoeren, wie direct verantwoordelijk is en wie uiteindelijk het eindresultaat goedkeurt. In de zogenaamde rollenmatrix wordt dit duidelijk en overzichtelijk getoond. Zo is tevens direct inzichtelijk welke kritische activiteiten volgens het 4 ogen-principe moeten worden uitgevoerd.
Risicomanagement
Met AO-online kun je gemakkelijk risico’s benoemen en voor elk risico meerdere beheersmaatregelen beschrijven. Een risico kan vanuit een bestaande activiteit binnen een proces worden benoemd, maar ook op algemeen bedrijfsniveau. Voor elk risico kan zowel de impact als de kans worden vermeld. Van beheersmaatregelen kan de mitigatie qua impact en kans worden aangegeven en welke functionaris verantwoordelijk is voor de borging. Uiteraard toont AO-online een handig overzicht van alle benoemde risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen. Het verankeren van risicomanagement wordt op deze manier een stuk makkelijker gemaakt.
Certificering
(ISO, VCA, HKZ, etc.)
AO-online ondersteunt actuele normen en wettelijke kaders, waaronder:
- ISO 9001:2026 voor kwaliteitsmanagement;
- NEN-EN-ISO 14001:2026 voor milieumanagement;
- ISO 27001 voor informatiebeveiliging;
- NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg;
- VCA voor veilig en gezond werken;
- NIS2 en de Nederlandse Cyberbeveiligingswet.
Per normvereiste legt u vast in welke processen, activiteiten, documenten en maatregelen deze is geborgd. De normentabel maakt eventuele ontbrekende onderdelen direct zichtbaar.
Continue verbetering
Het is belangrijk om het continu verbeteren van kwaliteit in processen binnen de organisatie voortdurend te stimuleren en laagdrempelig te maken. Met AO-online als intern online platform wordt dit extra makkelijk gemaakt. Medewerkers kunnen namelijk met behulp van chatberichten eenvoudig reageren op de procesbeschrijvingen en zelf voorstellen doen voor verbeteringen van processen. Zo houd je kwaliteitsmanagement en het procesmanagement binnen jouw organisatie levend én vanzelfsprekend!
